Архив сұраныстарының түрлері және олардың орындалуындағы әдістемелік ерекшеліктер

24.03.2023, 11:22 alashainasy.kz

Архив үшін сұраныстарды орындау күрделі әрі жауапкершілікпен қызмет көрсетуді талап етеді. Қызметтің бұл түрі құжаттардың құрамы өзгермелі архивтерге де, құжаттардың тұрақты құрамы бар архивтерге де тән, өйткені бірқатар жағдайларда азаматтардың өмірбаяндық мәліметтерін, әлеуметтік жағдайын, мүліктік құқықтарын растайтын мәліметтер жеке құрам туралы құжаттарда да, тұрақты сақтау құжаттарында да болады.

Архивтегі сұраныстарды арнайы қадағалап отыратын арнайы бөлім жұмыс жасайтынын алға тарта отырып, архив мекемесіне жиі түсетін үш түрлі сұраныс түрін көрсетіп өтейін:

ü Тақырыптық сұраныстар тобына белгілі бір тақырып көлемінде яғни белгілі бір оқиғаның немесе бір адамның өмірбаяндық негізінде ақпаратты сұрау ретінде қарастыра аламыз.

ü Әлеуметтік-құқықтық сұраныстар тобына белгілі бір заңды тұлғаның өзіндік құқықтарын қамтамасыз ету мақсатында жазылған өтініштерін айта аламыз.

ü Геналогиялық сұраныстар тобына бір немесе бірнеше адамның туыстық қарым-қатынасын анықтайтын, шежірелік тарихына байланысты құжаттарына байланысты сұрауларын айтамыз.

Тақырыптық сұраныстарды орындаудағы негізгі әдістемелік ерекшелік ретінде ол белгілі бір архив жұмысына сай қабылданған әдістемелік нұсқаулық негізінде олардың заңнамалық негізіндегі орындалуын қамтамасыз ету болып табылады. Тақырыптық сұраныстардың басты ерекшелігі ретінде олардың бір типтегі тақырыпқа ғана емес, бірнеше түрлі тақырыптардың кеңінен қолданылуында, атап айтқанда тақырыптық сұраныстардың мынадай түрлерін ажыратып айтуымызға болады:

- ұйымдардың атын өзгерту;

- заңды тұлғаларды тіркеу;

- мекемелердің, ұйымдардың, кәсіпорындардың тарихы бойынша;

- жер телімдерін бөлу.

Әлеуметтік-құқықтық сұраныстардың басты ерекшелігі заңнамалық негізде болғандықтан, өтініш ретінде қабылданады. Осы тұрғыда сұраныстарды қабылдауда екі түрлі жолмен қарастыра аламыз. Қазіргі таңда Алматы қаласының мемлекеттік архивінде ғаламтор арқылы қашықтықтан сұраныс қабылдауды «egov.kz» сайты арқылы жүзеге асыруымызға болады. Әлеуметтік құқықтық сұраныстар адамдардың жұмыс кезі барысындағы барлық заңнамалық негіздегі құжаттарына толықтай қол жетімділігіне сай оларды алу үшін өтініштерін жазып қол жеткізе алады.

«Генеалогиялық сұраныстардың қабылдаудағы басты ерекшілік неде?» деген сұраққа жауап беретін болсақ, белгілі бір адамның өз туыстық қарым-қатынасын растайтын құжаттар арқылы мұра қалдыру, немесе туыстық қарым-қатынастарын растайтын құжаттар арқылы аңғара аламыз.

Әдістемелік ерекше тұсына генеалогиялық сұранытардың кеңестік кезеңнен бері қабылданған «еске алу катыбы» негізінде саралап, бақылауымызға болады.

Сұраныстарды орындау тілінде арнайы қабылданған ресми тіл негізінде немесе сұранысты берген адамның тілінде жасауға болатынын ескергеніміз жөн.

Аталған сұраныстың үш түрін де тікелей архивке барып сұраныс жасауға не болмаса төбеде айтылғандай қашықтықтан арнайы веб-портал немесе арнайы сайт негізінде жүгінуге толықтай мүмкіндік берілген. Осы орайда «Арнайы қабылданған веб-портал немесе сайттың сұраныстардың түрлеріне байланысты толықтай қызмет көрсетуіне тұтынушылардың көңілі толады ма?» деген сұрақ көкейімізде туындауы мүмкін. Менің жағдайымда «egov.kz» сайтын қарастырсақ оның арнайы мемлекеттік деңгейдегі нормаларға сай екендігін алға тарта отырып, жыл өткен сайын өзінің жұмыс процессін күшейтуге толыққанды күшеюіне күші жететіндігін айтқым келеді.

Сонымен қатар, сұраныстардың түрлерінің орындалуындағы ерекшеліктер мемлекет тарапынан қабылданылған және архив қызметі барысында қабылданылған нормативтік-құқықтық актілер мен әдіснамалық нұсқаулықтар бойынша жүзеге асатындығын бірінші тарапта естен шығармағанымыз абзал.

Өтегенова Гүлжахан Өтегенқызы, Әл-Фараби атындағы Қазақ ұлттық университетінің тарих факультетінің ”Архивтану, құжаттану және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету” мамандығының 4 курс студенті

Жүгенбаева Г.С. , т.ғ.д., ассоц.профессор м.а